Semana 2024 : l’application de flex-office pour un travail hybride simplifié

Albert Reynaud, CEO et co-fondateur de Semana, revient pour FinMag sur la création et les fonctionnalités de cette application, qui se propose d’organiser le flex-office, tout en préservant l’esprit collaboratif.

Par Marie-Ange Nodar

Comment vous est venue l’idée de Semana ?

Nous en avons eu l’idée pendant le Covid, où nous avons réalisé que cette crise allait bouleverser l’organisation du travail et faire exploser la pratique du télétravail, et ce, de manière pérenne.

Le déclic a eu lieu pour nous lorsque nous avons compris qu’il y aurait des besoins en termes d’organisation (qui vient quand, au fur et à mesure des jours de la semaine). mais que derrière, un sous-jacent immobilier très puissant existait, et allait pousser l’adoption d’un outil comme le nôtre.

Derrière la rationalisation des espaces, il y a des économies à faire en termes de loyer d’entreprise, qui pour rappel est la deuxième source de coût après les salaires. Et ces économies sont très significatives.

Un loyer annuel par collaborateur, pour vous donner une idée, coûte autour de 10.000 €. Opéré en flex-office, et en rationalisant les espaces, on peut espérer une économie autour de 25% à 30% des loyers, cela correspond à 3000 € par collaborateur, ce qui est absolument gigantesque.

Quel est le concept de Semana ?

La solution Semana a pour mission de favoriser la collaboration au sein d’une organisation hybride : savoir qui est où à tout moment, faire en sorte que les équipes se voient, mettre en oeuvre une politique de travail équitable et flexible, mais aussi permettre de rationaliser les espaces de bureaux, organiser l’attribution et la réservation des bureaux, mettre en place le flex-office, s’assurer que les équipes soient assises à proximité, et optimiser le taux d’utilisation des bureaux pour lisser son taux d’occupation.

C’est compliqué, et ça l’est encore plus lorsqu’on opère avec de moins en moins de bureaux par personne, puisque évidemment lorsqu’on pratique le télétravail à grande échelle et qu’on a tous ces espaces inoccupés, très naturellement, on décide de réduire les surfaces, d’opérer avec un ratio de nombre de bureaux bien inférieur à celui des effectifs.

Semana permet à la fois d’organiser les plannings de présence, mais aussi de faciliter la gestion des espaces en flex-office, et de plus en plus, on va aussi permettre de recréer du lien, un sentiment d’appartenance, favoriser la collaboration, dans un contexte où on se voit de moins en moins, où il est de plus en plus difficile de se voir.

Au delà de ces aspects d’organisation de plannings, de gestion des espaces et de renforcement du lien social, Semana a pour caractéristique de s’interfacer avec l’environnement digital des clients (avec Google, Microsoft, avec les calendriers, avec Teams et Slack et surtout avec les outils SIRH).

Qu’est ce que le travail hybride ?

Le travail hybride est un nouveau mode de travail qui consiste à mélanger du travail en présentiel avec du travail en distanciel (télétravail).

Avant le Covid, les collaborateurs se trouvaient  toujours au même endroit, maintenant on est de plus en plus dispersés dans une multitude de localisations, ce qui apporte un certain nombre d’avantages, en termes de qualité de vie au travail notamment, mais on peut aussi réduire les surfaces, donc faire de l’économie de bureaux.

Qui peut utiliser vos services ?

N’importe qui pratiquant le télétravail à grande échelle, typiquement des sociétés ayant mis en place des chartes de télétravail, qui structurent et encadrent ces pratiques-là, mais on aura par ailleurs d’autant plus besoin d’un outil comme le nôtre lorsque non seulement on pratique le télétravail mais qu’on opère aussi avec des bureaux beaucoup plus petits que l’effectif total.

On parle alors d’un taux de foisonnement qui serait pour la plupart de nos clients, inférieur à 70%.

Quelles sont vos ambitions pour la suite ?

Nous voudrions permettre à toutes les entreprises d’adopter ce nouveau mode de fonctionnement de manière pérenne et sereine.

On a bien vu que cela créait beaucoup de bouleversements, positifs et négatifs.

Il y a beaucoup d’avantages, le télétravail permet une meilleure qualité de vie au travail, on s’évite des allers-retours parfois fastidieux, cela permet aussi de se concentrer sur d’autres tâches. Là où le bureau a des vocations de socialisation, ou de créativité, le chez-soi va nous permettre de nous concentrer plus longuement sur des tâches de production, par exemple. Beaucoup d’avantages on le voit, aujourd’hui valorisés par les employeurs :  80% d’entre eux souhaitent une généralisation du télétravail, ou en tout cas un mode de travail hybride.

En parallèle de cela, on ne peut pas ignorer les défis liés à ce nouveau mode d’organisation, aussi bien au niveau de la collaboration, de la création d’un lien social, que du sentiment d’appartenance. Le niveau de la gestion des espaces, la créativité et la productivité dans certains cas aussi..

Semana se propose de relever tous ces défis parallèles pour permettre de profiter pleinement des avantages du travail hybride en minimisant les inconvénients.

Si vous voulez avoir plus d’informations sur Semana, leur site est accessible https://www.semana.io ou vous pouvez les suivre sur https://linkedin.com/company/semana-workspaces